I problemi più diffusi della gestione documentale cartacea sono relativi al danneggiamento dei
documenti originali, alla necessità di archivi fisici di capienza sempre crescente, alla mancanza di
sicurezza nella consultazione, alla necessità di personale addetto all'archiviazione, alla
dispersione delle informazioni e alla inutile duplicazione dei documenti, con costi di ricerca manuale
che spesso si rivelano molto elevati.
La Soluzione
I sistemi per l'archiviazione e la conservazione sostitutiva dei documenti, unitamente ai sistemi di gestione
della firma digitale, sono diventati un'opportunità reale per le imprese italiane, grazie anche ai decreti
attuativi emanati nel 2004 dal Governo (D.M. del 23/1/2004).
- DOC.STORE è lo strumento che consente di gestire, archiviare e consultare tutto il flusso documentale aziendale e rappresenta la soluzione ai problemi derivanti dalla gestione dei documenti elettronici e cartacei.
- DOC.STORE è un valido supporto all'organizzazione aziendale: il modulo interno di workflow ottimizza i processi aziendali e contribuisce alla riduzione dei costi ad essi associati.
- DOC.STORE permette di inviare documentazione digitale fiscale (ad esempio le fatture) in ottemperanza alle normative vigenti, con un notevole risparmio economico.
- DOC.STORE è uno strumento completo di gestione documentale e soddisfa tutti i requisiti di legge per la conservazione sostitutiva di documenti, inclusi bollati fiscali, bilanci, fatture ecc..
- DOC.STORE è facilmente integrabile agli applicativi aziendali maggiormente utilizzati, in base alla modularità e alla tecnologia adottate.
- DOC.STORE è innovativo, grazie alle tecnologie Microsoft .NET e web services utilizzate ed è sicuro a fronte di molte referenze qualificate che lo utilizzano.
- DOC.STORE è la soluzione intelligente per ottimizzare il tuo lavoro
L'integrazione con Prolab.Q
DOC.STORE è completamente integrato in ProlabQ, questo consente una gestione completa di tutti i documenti in
uscita e in ingresso (Verbali di prelievo, rapporti di prova, fogli di lavoro ecc…)
- Archiviazione tramite digitalizzazione ottica dei verbali di prelievo, rapporti di prova, fogli di lavoro e qualsiasi altro documento cartaceo firmato manualmente e successivo collegamento automatico tramite codice a barre in ProlabQ.
- Archiviazione automatica di tutta la documentazione elettronica in ingresso o in uscita da ProlabQ.
- Firma elettronica automatica dei documenti in uscita da ProlabQ e successivo invio via mail.
- Archiviazione di tutta la documentazione a supporto del laboratorio, dalla documentazione commerciale/marketing, relativa alle commesse, documenti tecnici di ogni genere fino alla gestione della biblioteca aziendale.
- Archiviazione sostitutiva a norma di legge (D.M. del 23/1/2004) di tutta la documentazione amministrativa in ingresso e uscita: fatture, ricevute, ddt, F24 ecc…
L' Architettura
I documenti vengono archiviati, nel loro formato originale, in appositi "repository" all'esterno del Data Base.
Sono certificati: MS SQL Server, Oracle, Informix per Microsoft e UNIX, Postgres sui server LINUX.
Tutte le funzionalità di DOC.STORE sono accessibili da Browser (Internet Explorer, Netscape, ecc.) sia in rete
locale che via Internet, senza richiedere l'installazione di alcun software specifico sul PC di
consultazione/inserimento documenti.
L'utente amministratore crea e gestisce le classi documentali e i permessi d'accesso a DOC.STORE, tramite
un'interfaccia semplice ed intuitiva che non richiede approfondite conoscenze informatiche.
La Tecnologia
DOC.STORE è stato sviluppato con il supporto della tecnologia .NET di Microsoft ma anche con una completa
compatibilità con la tecnologia open dei web services.
Una componente client/server controlla le funzioni di acquisizione automatica dei flussi documentali
provenienti dalle diverse fonti digitali (sistemi gestionali, server mail, server fax, CRM...).
Sono utilizzabili Application Programming Interface (API) di creazione, ricerca, visualizzazione,
copia, invio fax, invio mail, acquisizione da spool e funzioni di integrazione dati, invocabili con metodo
OLE o direttamente attraverso chiamate socket/Tcp.
L'interfaccia WEB è stata realizzata secondo una rigida ripartizione a tre livelli:
- 1.Risorse e Base Dati separate (multipiattaforma e multidatabase)
- 2.Logica Applicativa con tecnologia XML (standard W3C)
- 3.Presentazione grafica con pagine ASP .NET (personalizzazione semplificata con l'utilizzo di fogli di stile e riferimenti alle immagini parametrici)
I Web Services realizzano l'intera logica dell'archiviatore mettendo a disposizione un'interfaccia standard
basata sulle tecnologie SOAP e XML, garantendo in questo modo la possibilità di integrare funzioni di gestione
documentale (Ricerca, Creazione, Visualizzazione, Cancellazione, Note...) in portali esistenti o in altri
applicativi anche non Web, in modo trasparente e con elevata facilità di installazione e configurazione.
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