Le "descrizioni" delle attività vengono registrate su un database relazionale secondo un idoneo modello dati: questa struttura di informazioni viene quindi utilizzata come base per la costruzione di strumenti software flessibili e specializzati che supportino le operazioni di pianificazione, registrazione e controllo delle attività aziendali senza limitazioni rispetto all'ambito applicativo.

Il framework riprende dalle normative ISO9000:2000 ("Vision 2000") il principio della Gestione Sistemica per Processi Intercorrelati: l'applicazione di IQF comporta una rianalisi dei processi aziendali esistenti, nel corso della quale i processi stessi vengono suddivisi nelle attività che li compongono; per ogni modello di attività vengono quindi determinati una serie di elementi base necessari e sufficienti per individuarne univocamente ogni istanza.

Completata l'analisi iniziale, l'azienda ottiene un modello dettagliato delle proprie attività produttive e delle regole e controlli che ne determinano lo svolgimento. Le informazioni raccolte sono registrate su una base dati informatizzata, e possono essere quindi riutilizzate tramite adeguati strumenti software per pianificare, registrare e regolare quotidianamente l'operatività reale dell'azienda.

In concreto, ciò significa che ogni volta che un operatore si trova a svolgere una delle attività descritte secondo il modello IQF, può usufruire del supporto di un software che implementa tutte le logiche e le regole aziendali previste per quella specifica attività, proponendo sul layer di front end delle maschere di lavoro conformi all'attività in corso.

La registrazione dei modelli di attività secondo la logica di IQF equivale in un certo senso ad una rielaborazione e trasposizione in un formato specializzato del manuale della Qualità e delle Procedure Operative. La differenza fondamentale sta nel fatto che i princìpi e le regole possono essere riproposti (ed imposti) quotidianamente durante ogni fase di lavoro, nella forma di maschere operative che implementano direttamente quei concetti prima disponibili solo in forma testuale, e potenzialmente soggetti a interpretazioni, dimenticanze, ed imprecisioni.

I dati di produzione raccolti nel tempo possono poi essere sottoposti ad ogni tipo di rianalisi / business intelligence per supportare le politiche di controllo ed i piani di miglioramento continuo.

Poiché in linea di principio non esistono limitazioni all'applicazione di IQF, ogni realtà aziendale può determinare a piacere sia l'ambito applicativo sia il livello di dettaglio con cui descrivere le proprie attività, ed è quindi in grado di guidare e controllare autonomamente il processo di adozione del framework, sia in termini di tempo sia in termini di coinvolgimento delle diverse funzioni aziendali o dei diversi processi. Ovviamente il modello è applicabile anche ad aziende non certificate secondo le normative ISO.