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Prolab.Q – LIMS

Prolab.Q è un sistema LIMS (Laboratory Information Management System) di ultima generazione, strutturato per soddisfare le esigenze dei laboratori di prova di piccole, medie e grandi dimensioni, in configurazioni applicative e settori tecnici eterogenei.

Il software è ideato secondo un’innovativa logica per processi, che ne garantiscono la versatilità ideale per supportare il laboratorio nella gestione:

  • dell’intero ciclo di vita del campione, dall’accettazione fino all’emissione del rapporto di prova;
  • di un’intera commessa, dal preventivo alla pianificazione;
  • di un progetto di ricerca.

Prolab.Q supporta pienamente i laboratori accreditati, operando in conformità alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17025, ISO 9001,  è stato realizzato e testato per operare secondo quanto previsto dalle GLP e GMP ed è in linea con il FDA – CFR 21 PART 11.

I moduli di Prolab.Q per il laboratorio

Ciclo di vita del campione

È il modulo di Prolab.Q grazie al quale si potrà gestire l’intero ciclo di vita del campione:

  • Accettazione dei campioni (singoli o a gruppi/batch)
  • Stampa delle etichette bar-code con formati e contenuti personalizzati
  • Assegnazione dei carichi di lavoro ai vari reparti/operatori
  • Gestione di WorkList elettroniche e cartacee per reparto/matrice/metodica, ecc.
  • Valorizzazione dei parametri analitici su maschere per singolo campione o gruppi di analisi
  • Calcoli automatici (incertezza, confidenza, parametri-subparametri,ecc)
  • Monitoraggio degli stati di avanzamento e validazione dei risultati e dei campioni.
  • Emissione dei rapporti di prova secondo norma 17025 e possibilità di invio automatico via mail (+modulo PQSender)

Magazzino articoli

È il modulo che permette di gestire le operazioni relative ai materiali di consumo del laboratorio, reagenti, standard, terreni, vetreria, etc.

  • Anagrafiche articoli, fornitori, produttori, magazzini, locazioni
  • Emissione RDA e Ordini fornitori
  • Movimenti di magazzino, gestibili attraverso causali personalizzabili
  • Monitoraggio giacenze
  • Registrazione eventi quali “apertura tappo”, calcolo automatico date di deterioramento, stampa delle etichette adesive
  • Stampe riepilogative per tutte le fasi di gestione (storico ordini, storico movimenti, giacenze, etichette, ecc.)

Apparecchiature

Consente di gestire anagrafiche complete e personalizzabili delle attrezzature di laboratorio, con registrazione di interventi di taratura e manutenzione sugli apparecchi

  • Attributi di sistemi definibili per ogni tipo di strumento (n° inventario, localizzazione fisica, reparto di appartenenza, date di acquisto e messa in uso, fornitore, stato operativo, ecc.)
  • Possibilità di collegamento a prove, metodiche ed operatori con alert automatici
  • Gestione completa documentazione (+modulo Documentazione) associata ai singoli strumenti (manuali, procedure operative, schede identificative, ecc.)
  • Registrazione interventi sulle apparecchiature
  • Piani di taratura e manutenzione, carte di controllo (+modulo Scadenziario)

Pianificazione attività

Consente di impostare la pianificazione di qualsiasi attività, gestendone sia la programmazione, sia la registrazione

  • Gestione scadenze standard, piani di campionamento, interventi sugli strumenti, ecc.
  • Calcolo automatico scadenze in base a regole di frequenza personalizzabili
  • Liste di distribuzione definibili per singola scadenza con distribuzione carichi di lavoro per strumento/operatore
  • Stampe riepilogative e statistiche

Statistiche

Il modulo consente di interrogare gli archivi storici del sistema con filtri personalizzabili, estraendo i dati delle operazioni svolte con confronti tra parametri analitici

  • Informazioni statistiche fornite in automatico dal sistema
  • Creazione carte di controllo su qualunque parametro registrato
  • Estrazioni dati personalizzate e compatibili con Excel
  • Confronti in forma grafica (grafici a torta, a barre, radar, lineari, anche multi serie).

Preventivi, Commesse

E’ il modulo di Prolab.Q dedicato alla gestione delle offerte di servizi analitici e consulenziali o alla gestione delle commesse

  • Creazione ed emissione di un nuovo preventivo
  • Possibilità di includere qualsiasi attività definita in Prolab (servizi analitici ma anche consulenziali)
  • Monitoraggio stato preventivi e trattative in corso
  • Gestione e pianificazione commesse
  • Consuntivazione attività

Fatturazione

Il modulo genera fatture (o pre-fatture) in base ai dati definiti nei listini associati alle singole prove/pacchetti di analisi per i campioni accettati

  • Creazione fatture su singolo ordine di accettazione o in base a regole di accorpamento definite dall’utente
  • Stampa fatture ed invio automatico via mail/fax
  • Gestione del piano di pagamenti
  • Pubblicazione delle fatture sul web (+modulo Weblab)
  • Possibilità di integrazione con gestionali amministrativi/contabili

Document management

Consente di gestire in maniera strutturata qualunque tipo di documentazione in formato elettronico, integrando sia documenti preesistenti, sia documenti generati in tempo reale attraverso Report Builder (integrato in Prolab.Q)

  • Distribuzione contestualizzata, ogni documento può essere legato ad un singolo contesto (campione, metodica, attrezzatura, ecc.)
  • Controllo del flusso documentale: redazione, approvazione, distribuzione
  • Gestione automatica delle revisioni e alert automatici di nuove release
  • Scansione documentazione in ingresso e storicizzazione documentazione in uscita

Gestione qualità

l modulo consente la gestione delle non conformità, azioni preventive ed azioni correttive

  • Gestione Non Conformità, numerate con progressivo dove vengono registrate tutte le info necessarie al loro trattamento
  • Gestione Azioni correttive/preventive: la maschera delle azioni correttive/preventive gestisce le azioni da intraprendere, le date di attuazione e verifica. Ogni azione ha un progressivo per essere facilmente identificata.

Firma digitale

Modulo specifico per la storicizzazione in formato PDF e p7m dei documenti in uscita da Prolab.Q (rapporti di prova, certificati, fatture) e per l’invio automatico dei file firmati digitalmente.

  • Applicazione automatica e massiva di una o più firme digitali sui vari documenti
  • Possibilità di inviare i documenti evitando l’invio cartaceo ai destinatari (+modulo PQSender .p7m)
  • Possibilità di scelta tra modelli e-mail precaricati a seconda del contesto di spedizione
  • Possibilità di invio di documenti firmati digitalmente tramite Posta Elettronica Certificata

WebLab

Il modulo WebLab consente di distribuire in forma controllata attraverso un browser Internet i dati relativi alla situazione delle attività analitiche in corso

  • Possibilità di pubblicazione di stato lavorazione ordini, campioni, valori prove, documenti (RDP, fatture, ecc.)
  • Accesso al portale da parte di clienti privati, per visualizzare lo stato di avanzamento dei campioni consegnati
  • Diritti di visibilità impostabili per profilo o singolo utente
  • Adattamento grafico del portale all’immagine corporate del laboratorio

Le gestioni specializzate per il laboratorio

QA/QC

Il Verticale di Prolab.Q per la gestione integrata della Quality Assurance & Quality Control, gli aspetti di gestione di qualità del dato richiesti nei metodi analitici normati. Il Verticale ha come obiettivo la garanzia di un processo analitico documentato che generi dati analitici affidabili e legalmente riconosciuti.

  • Pianificazione dei protocolli analitici per la qualità del dato QAPP (Quality Assurance Project Plan)
  • Generazione ed elaborazione dei batch analitici
  • Posizionamento nel batch analitico dei campioni di CQ previsti dal piano QAPP
  • Esportazione file per batch analitici strumentali
  • Generazione ed elaborazione report Data Package
  • Esportazione file tramite tracciato strutturato EDD (Electronic Data Deliverable)

Emissioni in atmosfera

Il Verticale Emissioni di Prolab.Q è lo strumento ideale per le imprese che possiedono impianti con emissioni convogliate in atmosfere, perché consente di gestire i dati richiesti dalle normative vigenti in materia ambientale e di sicurezza ed igiene del lavoro.

  • Anagrafico dati relativi al pnto di emissione, affondi e distanze
  • Calcolo automatico di parametri quali il numero di affondi da eseguire in base alla sezione del camino
  • Determinazione di informazioni relative alla composizione del gas per ogni singolo ciclo di campionamento
  • Associazione delle linee di campionamento ai parametri analitici tramite un tool dedicato
  • Inserimento risultati delle prove e calcolo automatico della concentrazione e del flusso di massa
  • Stampa dei rapporti di prova

Rifiuti

La normativa attuale prevede che tutti i rifiuti vengano codificati in base al vigente Elenco Europeo dei Rifiuti (CER) riprodotto anche nel D.Lgs. 152/2006, allegato D, parte IV. L’attribuzione del codice del rifiuto è presupposto per la sua classificazione come pericoloso o meno. Il Verticale Rifiuti di Prolab.Q consente di gestire e calcolare la moltitudine di dati richiesti dalle norme per la classificazione dei rifiuti.

  • Registrazione del rifiuto da classificare
  • Gestione dei giudizi pareri e note da esporre nel rapporto di prova
  • Inserimento del profilo analitico nel campione di riferimento, contenente le relative classi H
  • Elaborazione e proposta della classificazione
  • Stampa dei rapporti di prova con descrizione delle caratteristiche del rifiuto, dati di campionamento, dati analitici, ecc.

Microbiologia

Il Verticale Microbiologia offre all’utente una moltitudine di possibilità per la gestione e la tracciabilità di tutti i passaggi effettuati dal tecnico prima e durante l’analisi del campione microbiologico, per la gestione dei dati e del risultato finale.

  • Controllo Qualità Microbiologica: dedicato a tutte le attività che il laboratorio deve eseguire prima di effettuare le analisi sui campioni (controllo qualità aria, controllo superfici, terreni, autoclavi, ecc.)
  • Inserimento dati

Ambienti di lavoro

È il verticale per la gestione dei campionamenti e delle analisi negli ambienti di lavoro

  • Registrazione del campione e delle informazioni di campionamento
  • Inserimento risultati delle prove e calcoli automatici della concentrazione
  • Emissione del rapporto di prova dove sono evidenziati i parametri di campionamento, le prove eseguite con il metodo, le unità di misura, il valore, i limiti, le date di analisi.

ARFD% Pesticidi

Il nuovo Verticale ARfD% di Prolab.Q consente la gestione dei multiresiduali e quindi dei calcoli ARfD% per tutte le sostanze censite; con un sistema Pass/Fail viene stabilito quali prodotti possono essere venduti alle singole catene della GDO.

  • CALCOLI ARfD per tutte le sostanze censite
  • PASS/FAIL prodotti per varie destinazioni della GDO
  • Aggiornamenti automatici dei limiti dei Pesticidi (UE e GDO)
  • Esito automatico immediato
  • Sicurezza di aver utilizzato calcoli secondo la normativa vigente
  • Reportistica automatica di alto livello con foto, tabelle e grafici

Carte di Controllo

Questo innovativa verticalizzazione di Prolab.Q è stata ideata per fornire al laboratorio uno strumento che aiuti nella tracciabilità e rintracciabilità del dato ottenuto dai controlli qualità così numerosi nelle analisi quotidiane. Il nuovo Verticale automatizza e velocizza l’inserimento e la visualizzazione di questa moltitudine di dati, permettendo di eliminare i fogli di calcolo o altri tipi di software meno performanti utilizzati per la gestione delle carte di controllo.

Principali normative di riferimento:

  • ISO 7870-2:2013 Control charts – Part 2: Shewhart control charts
  • Documento Accredia DT-02DT Guida alla gestione e controllo del sistema informativo dei laboratori
  • Rapporti ISTISAN 12/29 Controllo della qualità interno: manuale per i laboratori di analisi chimiche. Quarta edizione (2011) del Nordtest Report TR 569

L’interfacciamento con la strumentazione

I-Gateway

Questo modulo è stato appositamente studiato per interfacciare gli strumenti analitici di laboratorio con il LIMS, al fine di automatizzare l’acquisizione dei risultati delle analisi in Prolab.Q.

L’architettura del sistema prevede due sezioni:

  • I-Gateway Server gestisce la registrazione centralizzata dei parametri ricevuti dai singoli strumenti, regola gli accessi degli utenti in base ai diritti di visibilità ed intervento, gestisce la validazione dei dati ricevuti e i passaggi di stato, comunica con Prolab.Q per il trasferimento finale dei risultati, garantendone la tracciabilità
  • I-Gateway Client gestisce, per ogni strumento interfacciato, il protocollo di comunicazione e le grammatiche di conversione dei dati esportati

E’ disponibile anche il modulo I-Gateway Design mediante il quale è possibile personalizzare in piena autonomia l’acquisizione dati dai file strumentali.

I moduli di personalizzazione

Design attività

Grazie a questo modulo, è possibile gestire in completa autonomia tutte le modifiche sulle maschere operative di Prolab.Q che si rendano necessarie successivamente alla fase di configurazione iniziale. Questo nella logica di un continuo miglioramento del software nel corso del suo utilizzo, senza alcuna spesa aggiuntiva. Le modifiche apportate alle maschere possono essere rese immediatamente operative nel LIMS, senza bisogno di interventi esterni o riconfigurazioni di alcun genere.

Design report

Il modulo consente di modificare in piena autonomia i modelli di report disponibili, o addirittura di crearne di nuovi.

  • Personalizzazione del layout grafico di ogni report
  • Visualizzazione in anteprima e stampa dei report
  • Esportazione dei report in formato PDF o MS Office, con possibilità di creare archivi in formato elettronico delle stampe generate

Alcuni dei nostri Clienti…

Galeno RP
Newlat
Acque Veronesi
Studio Alfa
Betalab
Ist. Zooprofilattico Sperimentale delle Venezie
Epta Nord
Centro Tessile Cotoniero e Abbigliamento
Publiacqua
Ambiente SC
APPA Trento
Water & Life Lab
Ecol Studio
Emilab
APPA Bolzano
ARPAE Emilia Romagna
Bonassisa Lab
Dolomiti Energia
Gruppo Marini
PH
C.P.G. Lab
Made HSE
Romagna Acque

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