Come prepararsi ad un audit

Immagina di dover rispondere a un controllo.

Una di quelle situazioni capaci di gettare nel panico anche il più preparato dei tuoi collaboratori, dove ti viene richiesto di trovare, scegliere e accorpare diversi tipi di informazioni riguardo a un preciso prodotto.

Quando devi raccogliere le informazioni tecniche e di qualità di un prodotto, che cosa fai?

Normalmente accade che il personale che deve eseguire questa ricerca si perda tra fogli di calcolo Excel, oppure tra documenti Word dalle formattazioni più imprevedibili e fantasiose o, molto più spesso di quanto si creda, anche tra una montagna fogli di carta. Di frequente, queste tre opzioni coincidono anche nelle aziende più strutturare e preparate.

Si tratta purtroppo di una situazione molto comune oggi nelle aziende di piccole e medie dimensioni, dove l’organizzazione e la gestione strutturata dei dati di laboratorio spesso è relegata a due dei peggiori nemici della tracciabilità: Excel e Word.

Perché non dovresti più utilizzare Excel per raccogliere le informazioni sulla qualità?

La risposta è molto semplice: i fogli Excel non sono sufficienti a mantenere, gestire e organizzare tutte le informazioni necessarie a far funzionare in maniera efficace il reparto qualità e il laboratorio.

Se da un lato questo metodo può aiutare nella raccolta dei singoli dati, non è per nulla adatto a gestire nel tempo un flusso di dati che si aggiorna, si modifica, si integra e trasforma nel tempo.

Un foglio Excel non è sufficiente a mantenere ordinato il flusso di dati nel tempo.

I 4 svantaggi di usare Excel per la gestione del tuo laboratorio

4 svantaggi dell’utilizzo di Excel e dei fogli di carta in un laboratorio

 

1 – Rischi per la sicurezza

Lavorare sui fogli Excel e mantenere su questi supporti i dati di laboratorio è il modo migliore per perdere informazioni importanti e aumentare il rischio di fare errori nel tempo. Immagina di trascrivere in maniera errata un dato o un numero, e poi immagina di passare il file con l’errore a un tuo collega. L’errore si propagherà e man mano che questo file passerà tra vari colleghi, l’errore sarà sempre più difficile da individuare.

2 – Minore precisione

Lavorare senza una piattaforma unica e strutturata ma al contrario utilizzare diversi supporti come i cari vecchi fogli di carta, Excel e file di terze piattaforme rendono il lavoro del reparto qualità e del laboratorio meno preciso. Infatti più sono i supporti in cui le informazioni sono archiviate, e meno controllo ci sarà. Inoltre, utilizzare software e database differenti non farà altro che rendere le attività del tuo reparto più lente e meno precise.

3 – Peggiore comunicazione tra professionisti e reparti

Utilizzare metodi e software antiquati o più semplicemente non studiati per le attività di laboratorio, renderà più difficile la comunicazione tra professionisti di reparti diversi. Andando nello specifico, se i tecnici di laboratorio dovranno passare un’informazione al reparto tecnico o marketing, è molto probabile che dovranno ri-elaborare i dati o convertire i file in modo da renderli comprensibili e leggibili anche ai loro colleghi. Una pratica che sottrae tempo e rende più difficile il lavoro dei team all’interno del laboratorio.

4 – Tracciabilità ed Excel

C’è un’altra questione importante che si lega all’utilizzo di applicativi Excel e Word quando si parla di procedure di laboratorio.

Tracciare con precisione i dati e le informazioni relative ai prodotti e alle varie fasi delle attività del laboratorio infatti diventa molto complesso e soprattutto rischioso se viene fatto con Excel.

Questo semplicemente perché l’applicativo non è stato ideato per questa funzione, e di conseguenza non potrà mai essere efficace nella gestione e organizzazione delle fasi di vita del prodotto (sia pre sia post produzione).

Infatti conoscere ogni fase e tracciarne ogni modifica nel ciclo di produzione è utilissimo per le aziende al fine di individuare errori o scovare i punti deboli della lavorazione.

Questo vale soprattutto per quello che riguarda l’ambiente agroalimentare, in cui è necessario analizzare e controllare tutto il processo alimentare a partire dalle materie prime fino ad arrivare alle fasi di analisi e alla produzione vera e propria.

Prolab.Q il gestionale tecnico di laboratorio

Come evitare tutto questo?

 

Utilizzando un’unica piattaforma creata specificatamente per le attività di laboratorio e strutturata in modo da agevolare il reparto qualità.

Questo si chiama sistema LIMS (Laboratory Information Management System), ed è una piattaforma che permette di ottimizzare tutti i processi di produzione e controllo del tuo laboratorio, senza tralasciare alcun dettaglio ma soprattutto gestendo e organizzando le informazioni in maniera precisa e completa.

Tutti i vantaggi che ritrovi in Prolab.Q, l’esclusivo LIMS creato da Open-Co che grazie a una logica “per processi” consente di rendere più semplice e preciso il lavoro dei tecnici di laboratorio ma anche del reparto qualità.