Nei servizi idrici integrati, il laboratorio è il punto in cui si concentra gran parte del lavoro tecnico e normativo.
Ogni giorno vengono gestiti campioni, risultati analitici, verifiche strumentali, controlli qualità e flussi verso enti regolatori. Quando queste informazioni sono distribuite tra strumenti non integrati o procedure manuali, aumentano tempi di gestione, rischio di errore e difficoltà di tracciabilità.
ProLab.Q è un LIMS progettato per strutturare e governare l’intero workflow analitico, integrando laboratorio, campo e reporting normativo in un unico ambiente digitale.
Gestione strutturata del ciclo di vita del campione
ProLab.Q consente di presidiare ogni fase operativa:
- pianificazione dei campionamenti;
- accettazione e registrazione campioni;
- assegnazione delle analisi;
- acquisizione e validazione dei risultati;
- emissione e archiviazione dei Rapporti di Prova.
Un esempio concreto: a partire da un preventivo approvato, il sistema genera automaticamente le attività pianificate, aggiorna lo scadenzario e prepara l’accettazione campioni. Il laboratorio ha visibilità preventiva sui carichi di lavoro e riduce attività ripetitive a basso valore.
Il risultato è un flusso coerente, senza duplicazioni di dati e con responsabilità chiaramente attribuite.
Pianificazione e controllo delle attività
Il modulo Scadenzario consente di programmare:
- piani di campionamento ricorrenti;
- tarature e manutenzioni strumentali;
- scadenze operative e attività periodiche.
Ogni evento registrato ricalcola automaticamente la scadenza successiva secondo le regole definite. Le attività sono assegnate a operatori specifici, con controllo dei carichi e tracciabilità delle responsabilità.
Questo approccio riduce il rischio di omissioni e consente al responsabile di laboratorio di avere un quadro aggiornato delle attività pianificate e completate.
Raccolta dati sul campo senza interruzioni
La Sampling App estende il LIMS alle attività di campionamento. I tecnici possono:
- visualizzare le attività assegnate;
- registrare parametri, note e allegati (foto, documenti);
- operare in modalità offline;
- sincronizzare automaticamente i dati con il sistema centrale.
Se durante un sopralluogo emerge un’esigenza non prevista, l’operatore può creare una nuova attività, selezionare i parametri analitici e registrare i dati direttamente sul dispositivo.
Eliminando la trascrizione manuale, si riducono errori e tempi di aggiornamento. Le informazioni raccolte sul campo sono immediatamente disponibili per l’elaborazione e il reporting.
Reporting normativo e gestione dei flussi regolatori
Per i gestori del servizio idrico, la compliance non è un’attività accessoria ma un processo continuo. ProLab.Q supporta:
- generazione automatica dei tracciati per RQTI e portali regionali;
- controllo dei limiti normativi sui parametri analitici;
- attivazione strutturata dei workflow in caso di superamento (es. gestione M6);
- audit trail completo di ogni operazione.
In caso di superamento di un limite microbiologico, il sistema può attivare automaticamente l’evento, registrare verifiche e controprove, associare azioni correttive e mantenere traccia delle comunicazioni verso le autorità competenti.
I Rapporti di Prova vengono generati a partire dai risultati validati, firmati digitalmente (.p7m) e pubblicati secondo flussi autorizzativi definiti. L’intero processo è tracciato e consultabile.
Tracciabilità di reagenti, strumenti e materiali
La qualità del dato analitico dipende anche dal controllo dei materiali e delle attrezzature. ProLab.Q integra:
- gestione strumenti con storico manutenzioni e tarature;
- gestione magazzino con lotti, giacenze minime e localizzazioni;
- tracciabilità automatica dei materiali utilizzati nelle prove.
Durante l’esecuzione di un’analisi, il sistema associa lotto e reagente al campione, aggiornando le giacenze in tempo reale. In fase di audit, è possibile risalire in pochi passaggi a quali materiali sono stati utilizzati per una determinata prova.
Questo riduce attività manuali e garantisce registrazioni complete e verificabili.
Gestione multisito e coordinamento tra laboratori
Per organizzazioni con più sedi operative, ProLab.Q consente una gestione centralizzata con visibilità controllata.
- I diritti di accesso sono definiti per utente, sito o reparto.
- Un campione registrato in una sede può essere analizzato in un’altra, se autorizzata.
- I dati restano coerenti e allineati in tempo reale.
Questa architettura supporta la collaborazione tra laboratori, mantenendo sicurezza e controllo.
Benefici operativi per i gestori del servizio idrico
L’adozione di ProLab.Q produce effetti misurabili:
- riduzione degli errori manuali e delle duplicazioni;
- maggiore rapidità nell’emissione dei Rapporti di Prova;
- controllo continuo delle scadenze e delle manutenzioni;
- tracciabilità completa per audit e verifiche;
- gestione integrata dei flussi normativi;
- eliminazione progressiva del cartaceo.
Il LIMS diventa uno strumento di governo operativo, non solo un archivio dati.