I 4 vantaggi più importanti di un completo controllo del flusso documentale
Con il progressivo aumento delle commesse da gestire sono sempre di più i documenti da dover governare.
Chi si occupa di amministrare e gestire le attività di un laboratorio sa quanto importante sia avere il completo controllo su ogni dato e informazione in ingresso e in uscita.
Molte realtà soprattutto nel mondo delle piccole e medie imprese tendono a mantenere invariato il sistema interno di data management nel tempo.
Anche quando il flusso documentale cresce c’è una tendenza a prediligere l’utilizzo di strumentazioni standard per l’elaborazione e la condivisione dei dati.
Continui a usare i sistemi che utilizzavi 5 anni fa? Ecco a cosa stai andando incontro
In realtà, quando il volume di informazioni aumenta diventa necessario mettere da parte strumenti come i fogli Excel o i file Word per far spazio a soluzioni più adeguate al carico di lavoro.
Il data management è un’attività che richiede la massima precisione e professionalità. Ogni laboratorio deve poter contare su un asset informativo facilmente tracciabile e affidabile.
Infatti in certi laboratori i dati vengono ancora raccolti e archiviati per via manuale, su carta o su software non adatti a gestire degli elevati volumi di dati complessi. Un approccio di questo tipo riduce l’affidabilità del dato e rallenta le attività d’analisi per l’ottenimento dei rapporti di prova.
Oggi invece le attività di analisi e ricerca devono poter contare sul supporto di strumentazioni adeguate che permettano di ottenere dei risultati certi in un breve lasso di tempo.
L’operatività di un laboratorio deve necessariamente poter contare su un sistema di data management avanzato che sfrutti al meglio le potenzialità dei software di gestione dati.
In caso contrario il rischio è quello che si verifichino una serie di imprevisti:
- Difficoltà a reperire un dato aggiornato.
- Condivisioni dati incomplete.
- Errori di trascrizione.
- File duplicati e sovrascritti.
Flusso documentale: ecco i 4 vantaggi che ti aspettano se riuscirai a domarlo
L’utilizzo di un software avanzato come il LIMS permette di semplificare numerosi aspetti legati alla gestione del dato e dei flussi documentali.
Con uno strumento simile il tuo laboratorio potrà finalmente gestire ogni attività di ricerca e analisi senza alcun tipo di stress o preoccupazione.
Ecco 4 vantaggi che puoi ottenere controllando al meglio il tuo flusso documentale:
1 – Distribuzione contestualizzata
Il vantaggio principale che offre un LIMS è quello di pianificare e organizzare ogni documento in base al contesto di riferimento come la tipologia di campione, area di destinazione o metodologia utilizzata.
2 – Monitoraggio in tempo reale
Ogni documento o informazione viene registrata all’interno di un sistema centralizzato che permette all’utilizzatore di verificare lo stato di avanzamento o la posizione di ogni singolo documento. Questa funzionalità può essere utilizzata anche da un dispositivo da remoto.
3 – Semplificazione nell’accessibilità e nella condivisione dati
Una volta individuato il documento d’interesse è possibile condividerlo in brevissimo tempo con l’area aziendale di destinazione. Ogni documento in uscita viene tracciato in modo da evitare che vengano generati dei file duplicati o che vengano inviati al destinatario errato.
4 – Maggior precisione
Infine l’ultimo vantaggio è che un LIMS ti permette di gestire più funzionalità da un unico sistema centralizzato che garantisce un data management più rapido e sicuro per il tuo laboratorio.
Gestire il flusso documentale della tua impresa è sempre più complesso?
Oggi le aziende possono contare su software di data management che ti permettono di gestire ogni documento dalla redazione, all’approvazione fino alla sua condivisione.
Puoi scegliere di affidarti a un sistema integrato come Prolab.Q, l’esclusivo LIMS creato da Open Co che si adatta in modo efficace alle esigenze della tua azienda e ti consente di ottimizzare la gestione dei dati del tuo laboratorio.
Potrai finalmente gestire con maggior facilità e sicurezza il flusso documentale della tua azienda.
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